Nos engagements, et ils sont vérifiables
- Nous ne vendons aucune donnée, à personne, jamais.
- Nous n'exploitons pas les données de vos clients : ni analyse, ni profilage, ni entraînement de modèles.
- Le logiciel ne comporte aucune fonction permettant à HiFleet de consulter le fichier clients d'une agence.
- Vos données sont hébergées en France, jamais hors de l'Union européenne.
- Les photos de permis sont effacées automatiquement, sans que vous ayez à y penser.
- Chaque agence est cloisonnée : aucune ne voit les données d'une autre.
Qui fait quoi
Deux situations différentes, et il est important de ne pas les confondre.
Vos données à vous, agence
Quand vous créez un compte, souscrivez une formule ou demandez un essai, nous traitons vos informations pour notre propre compte : nom de la société, coordonnées, comptes utilisateurs, factures. Sur celles-là, HiFleet est responsable de traitement.
Les données de vos clients conducteurs
Quand vous enregistrez un conducteur, établissez un contrat ou un état des lieux, c'est vous qui décidez : quelles informations saisir, à quoi elles servent, à qui elles sont communiquées. Nous ne faisons que les héberger et les traiter selon vos instructions. Vous êtes responsable de traitement, HiFleet est sous-traitant au sens de l'article 28 du règlement général sur la protection des données.
Cette répartition n'est pas une façon de nous décharger : le sous-traitant a ses propres obligations, de sécurité, de confidentialité, de notification en cas d'incident, et nous les assumons. Un accord de sous-traitance détaillé est disponible sur simple demande à contact@hifleet.fr.
Ce que nous collectons
Sur le site public
- Demande d'essai : prénom, nom, téléphone, courriel, pays, taille de flotte.
- Aucun traceur publicitaire, aucun cookie de mesure d'audience tiers.
Dans le logiciel, saisi par l'agence
- Agence : dénomination, identifiants fiscaux, adresse, comptes utilisateurs, mots de passe chiffrés à sens unique.
- Conducteurs : civilité, nom, prénom, courriel, téléphone, date de naissance, adresse, numéro de permis avec sa date et son pays de délivrance. Le numéro de pièce d'identité est facultatif, à saisir seulement en cas de doute.
- Contrats : véhicule, dates, montants, état des lieux de départ et de retour, photos du véhicule, signatures manuscrites.
- Documents : contrats signés, factures, procès-verbaux, pièces du véhicule.
Combien de temps
Chaque donnée a une durée, et le logiciel l'applique tout seul.
| Donnée | Durée | Pourquoi |
|---|---|---|
| Photos de permis | 60 jours après le retour | Effacement immédiat si le contrat est annulé. Elles servent à vérifier et à répondre à l'assureur, pas au-delà. |
| Contrats signés | 5 ans | Durée de la prescription civile : au-delà, plus personne ne peut vous les opposer. |
| Factures | 10 ans | Obligation comptable. |
| Fiche conducteur | 5 ans après le dernier contrat | Ensuite, le numéro de permis, la date de naissance et l'adresse sont effacés. Le nom et l'historique restent : vous devez pouvoir dire qui a loué un véhicule. |
| Demande d'essai non convertie | 3 ans | Usage commercial. |
| Journaux de connexion | 12 mois | Sécurité. |
Passé le délai courant, un document n'est pas perdu : il quitte les écrans de travail et reste consultable sur demande motivée, jusqu'à l'échéance ci-dessus. Si la police vous demande dans six mois qui conduisait un véhicule, vous pouvez répondre.
Où sont vos données
Sur un serveur dédié situé à Lauterbourg, en France, exploité par Contabo GmbH. Aucune donnée n'est transférée hors de l'Union européenne.
Pour nos clients du Maroc et de la Tunisie, les données sont hébergées en Europe. Nous vous le signalons parce que la réglementation locale peut vous imposer d'en informer vos propres clients.
Qui d'autre y a accès
Nous faisons appel au strict minimum de prestataires :
- Contabo GmbH, hébergement, en France.
- Yousign, signature électronique, en France, uniquement si vous activez cette option.
Aucun autre. Pas de régie publicitaire, pas de courtier en données, pas d'outil de mesure comportementale.
Comment c'est protégé
- Connexion chiffrée de bout en bout, mots de passe stockés sous forme d'empreinte irréversible.
- Cloisonnement strict entre agences : chaque requête au logiciel est filtrée par société. Nous avons audité les 231 requêtes de la base une par une.
- Un fichier ne peut jamais être servi depuis le dossier d'une autre agence, même si une donnée était erronée.
- Accès aux comptes limité par rôle, avec restriction possible par utilisateur.
Vos droits
Vous pouvez à tout moment accéder à vos données, les corriger, les faire effacer, en demander une copie, ou vous opposer à leur traitement. Écrivez à contact@hifleet.fr, nous répondons sous un mois.
Si la demande concerne un conducteur enregistré par une agence, adressez-vous à cette agence : c'est elle qui décide. Nous l'assisterons pour y répondre.
En cas de désaccord, vous pouvez saisir la Commission nationale de l'informatique et des libertés, cnil.fr.
Cookies
Le site n'emploie qu'un cookie de session, indispensable pour vous garder connecté. Il disparaît à la déconnexion. Aucun cookie publicitaire, aucun traceur, donc pas de bandeau à cliquer.
Modifications
Toute évolution de ce document sera datée en haut de page. Un changement qui touche vos droits vous sera signalé dans le logiciel.